Datenschutz­erklärung

Wir freuen uns über euer Interesse an Beat On Wheels. Der Schutz eurer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir darüber, welche Daten beim Besuch dieser Website verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage (Art. 13 DSGVO).

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Wir setzen keine Tracking-Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein. Nur der Kundenbereich nutzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie.
• Schriften, Bilder und Videos werden direkt von unserem Server ausgeliefert. Es werden keine Inhalte von Google Fonts, YouTube oder sozialen Netzwerken nachgeladen.
• Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, wenn es technisch nötig ist (Server-Protokolle) oder wenn ihr uns eine Anfrage schickt.

3. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird bei der united-domains GmbH, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg, gehostet. Die Server stehen in Deutschland. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technische Daten, die euer Browser übermittelt, insbesondere:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
• verwendeter Browser und Betriebssystem.

Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot). Die Protokolle werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und anschließend gelöscht.

Mit united-domains besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: united-domains.de/datenschutz.

4. Kontaktformular

Wenn ihr uns über das Anfrageformular schreibt, verarbeiten wir die von euch eingegebenen Angaben: Anlass, Datum, Veranstaltungsort (Name der Location, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), Beginn und Ende, ungefähre Gästezahl, ungefähres Budget, Art und Zugang der Location, gegebenenfalls Angaben zu Shuttle (einschließlich Abholadresse), Taxi (Ziel der Heimfahrt) und Barpersonal, Musikwünsche, Gäste-Mix, gewünschte Leistungen, Nachricht, Name, E-Mail-Adresse und, freiwillig, Telefonnummer. Pflichtangaben sind Datum, Straße, Postleitzahl und Ort des Veranstaltungsorts, Name und E-Mail-Adresse, bei Shuttle zusätzlich die Abholadresse und bei Taxi Straße, Postleitzahl und Ort des Ziels. Diese Angaben brauchen wir, um Anfahrt und Angebot zu berechnen und euch zu antworten.

Die Angaben werden zur Bearbeitung eurer Anfrage und zur Erstellung eines Angebots verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf eure Anfrage hin), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Den Veranstaltungsort nutzen wir, um Anfahrt und Aufwand für unser Angebot zu berechnen. Der Button „Auf Karte prüfen“ ist ein einfacher Link: Erst wenn ihr ihn anklickt, öffnet sich Google Maps in einem neuen Tab, und die eingegebene Adresse wird an Google übermittelt (Anbieter für Nutzer in der EU: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy). Ohne Klick findet keine Verbindung zu Google statt.

Damit wir die Entfernungen für unser Angebot schneller abschätzen können, übermittelt unser Server nach dem Absenden ausschließlich die eingegebenen Adressangaben (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort des Veranstaltungsorts sowie gegebenenfalls des Shuttle-Abholorts und des Taxi-Ziels) an den Dienst Nominatim von OpenStreetMap. Er wandelt die Adressen in Kartenkoordinaten um. Euer Name, eure E-Mail-Adresse, eure Telefonnummer und eure übrigen Angaben werden dabei nicht übermittelt. Anbieter ist die OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich (Datenschutzhinweise: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy). Für das Vereinigte Königreich hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Angemessenheitsbeschluss). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn ihr im Anfrageformular eine Adresse oder Location sucht, zeigen wir euch passende Vorschläge an. Dafür übermittelt unser Server ausschließlich den eingegebenen Suchtext an den Dienst Photon der komoot GmbH, Friedrich-Wilhelm-Boelcke-Straße 2, 14473 Potsdam (Datenschutzhinweise: komoot.com/privacy). Photon nutzt Kartendaten von OpenStreetMap. Euer Browser stellt dabei keine Verbindung zu komoot her, eure IP-Adresse wird also nicht an komoot übermittelt. Um Missbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Suchanfragen; dafür speichert unser Server eure IP-Adresse nur in verschlüsselter (gehashter) Form für wenige Minuten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie unser berechtigtes Interesse an genauen Adressangaben für ein korrektes Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die Berechnung von Strecke und Fahrzeit (zum Beispiel beim Shuttle) übermittelt unser Server ausschließlich die Adressen beziehungsweise Kartenkoordinaten von Start, Ziel und Haltepunkten an den Dienst OpenRouteService der HeiGIT gGmbH, Schloss-Wolfsbrunnenweg 33, 69118 Heidelberg (Datenschutzhinweise: openrouteservice.org/privacy-policy). Euer Name, eure E-Mail-Adresse, eure Telefonnummer und eure übrigen Angaben werden dabei nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Damit beim Ausfüllen nichts verloren geht, speichert euer Browser eure Eingaben zwischen, bis ihr den Tab schließt oder die Anfrage absendet (Session Storage). Diese Daten bleiben auf eurem Gerät und werden nicht an uns übertragen, solange ihr nicht absendet.

Damit ihr direkt seht, ob wir an eurem Wunschtermin frei sind, lädt das Formular eine Liste der bereits belegten Tage von unserem eigenen Server. Diese Liste enthält nur Datumsangaben und wird von unserem Server aus unserem Buchungskalender erstellt; eure Daten werden dabei nicht an Dritte übermittelt.

Zur Bestätigung erhaltet ihr eine Kopie eurer Anfrage an die angegebene E-Mail-Adresse. So wisst ihr, dass sie angekommen ist, und wir, dass eure Adresse erreichbar ist. Um Missbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Anfragen je Absender; dafür wird eure IP-Adresse nur in verschlüsselter (gehashter) Form für höchstens eine Stunde gespeichert.

Die Formulardaten werden verschlüsselt von unserem Webserver an unser E-Mail-Postfach übermittelt. Webserver und Postfach werden von der united-domains GmbH (siehe Abschnitt 3) in Deutschland betrieben. Abgesehen von der oben beschriebenen Übermittlung von Adressangaben an OpenStreetMap und komoot findet keine Weitergabe an Dritte statt.

Zusätzlich speichern wir eure Anfrage in einer Datenbank auf unserem Webserver bei der united-domains GmbH in Deutschland. So können wir sie bearbeiten, euch ein Angebot erstellen und nachvollziehen, was wann geschehen ist, zum Beispiel wann ein Angebot erstellt wurde. Zugriff haben nur wir und von uns berechtigte Mitarbeiter über einen geschützten, passwortgesicherten Zugang. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für euer Angebot richten wir euch einen persönlichen Kundenbereich ein. Den Zugang bekommt ihr per E-Mail als Link mit einem Zugangscode. Nach der Eingabe des Codes setzen wir im Kundenbereich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit ihr angemeldet bleibt; es wird gelöscht, wenn ihr den Browser schließt. Läuft euer Angebot bald ab, erinnern wir euch einmal per E-Mail. Nehmt ihr das Angebot online an oder lehnt es ab, speichern wir den Zeitpunkt, eure Angaben, die angenommene Fassung von Angebot und AGB sowie eure IP-Adresse in verschlüsselter (gehashter) Form, damit wir die Buchung nachweisen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit von Verträgen).

Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir eure Anfrage spätestens 12 Monate nach dem angefragten Veranstaltungsdatum oder nach eurer Absage. Kommt ein Auftrag zustande, bewahren wir die dazugehörigen Unterlagen so lange auf, wie es handels- und steuerrechtliche Pflichten verlangen, in der Regel sechs bis zehn Jahre. Ihr könnt jederzeit verlangen, dass wir eure Daten früher löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Wenn ihr im Anfrageformular oder bei der Buchung im Kundenbereich zustimmt (freiwilliges Kästchen) oder uns eure Einwilligung mündlich, per WhatsApp oder schriftlich gebt, speichern wir eure Kontaktdaten und die Eckdaten eurer Feier über den Auftrag hinaus als Stammkunden, damit künftige Anfragen schneller und passender bearbeitet werden können. Rechtsgrundlage ist eure Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir halten fest, wann und auf welchem Weg ihr eingewilligt habt. Ihr könnt die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos zum Beispiel per E-Mail oder WhatsApp; wir löschen dann euren Stammdatensatz. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Hört ihr drei Jahre nichts mehr von uns und wir nichts von euch, löschen wir den Stammdatensatz von selbst. Ohne Einwilligung legen wir keinen Stammdatensatz an, für euer Angebot und eure Buchung hat das keinen Nachteil. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Auftragsunterlagen bleiben unberührt.

Richtet ihr im Kundenbereich einen weiteren Zugang für eine andere Person ein, speichern wir deren Namen und E-Mail-Adresse, um ihr Link und Zugangscode zu schicken und den Zugang zu verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Auftrags, an dem ihr diese Person beteiligen wollt). Bitte gebt nur Personen an, die damit einverstanden sind. Die Daten werden mit dem Vorgang gelöscht; ihr könnt den Zugang jederzeit selbst beenden.

Damit wir Termine nicht doppelt vergeben, führen wir einen Buchungskalender bei Google (Google Kalender, Anbieter für Nutzer in der EU: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy). Für Angebote und Buchungen trägt unser Server dort einen Eintrag ein, mit Vorgangsnummer, Anlass, Nachname, Name der Location, Ort, Datum, Uhrzeiten und einem Link zu unserer geschützten Verwaltung. E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift werden nicht übertragen. Der Kalender ist nur für uns und berechtigte Mitarbeiter zugänglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Terminplanung ohne Doppelbuchungen), bei gebuchten Aufträgen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework.

5. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn ihr uns per E-Mail oder telefonisch kontaktiert, verarbeiten wir eure Angaben ausschließlich zur Bearbeitung eures Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Unser E-Mail-Postfach wird von der united-domains GmbH in Deutschland bereitgestellt.

6. WhatsApp und Instagram

Auf dieser Website verlinken wir auf unseren WhatsApp-Business-Chat und unser Instagram-Profil (@beat.on.wheels). Es handelt sich um einfache Links, nicht um eingebettete Plugins: Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an WhatsApp oder Instagram übertragen. Erst wenn ihr einen Link anklickt, werdet ihr zum jeweiligen Dienst weitergeleitet; ab dann gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

WhatsApp Business

Wenn ihr uns per WhatsApp schreibt, verarbeiten wir eure Telefonnummer, euren WhatsApp-Namen und die Inhalte eurer Nachrichten, um eure Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Kommunikation). Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Die Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; WhatsApp verarbeitet jedoch Metadaten (z. B. Zeitpunkt und beteiligte Nummern), die auch an die Meta Platforms Inc. in den USA übermittelt werden können. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie der EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Wenn ihr WhatsApp nicht nutzen möchtet, erreicht ihr uns jederzeit per Telefon, E-Mail oder über das Anfrageformular.

Instagram

Unser Instagram-Profil wird von der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, betrieben. Beim Besuch des Profils verarbeitet Meta Daten nach eigenen Bestimmungen; für die Erstellung von Seiten-Statistiken sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Weitere Informationen: privacycenter.instagram.com/policy.

7. Schriften, Bilder und Videos

Alle Schriftarten, Bilder und Videos dieser Website sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden von dort geladen. Es findet dabei keine Verbindung zu Servern Dritter wie Google Fonts statt.

8. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Nur im Kundenbereich setzen wir nach der Eingabe eures Zugangscodes ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das beim Schließen des Browsers gelöscht wird (siehe Abschnitt 4). Das Anfrageformular speichert eure Eingaben bis zum Schließen des Tabs nur lokal in eurem Browser (siehe Abschnitt 4). Wir setzen keine Reichweitenmessung, keine Werbe-Tracker und keine Social-Media-Plugins ein (die Verweise auf WhatsApp und Instagram sind einfache Links, siehe Abschnitt 6). Eine Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) ist daher nicht erforderlich.

9. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennt ihr an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile eures Browsers. So können Daten, die ihr an uns übermittelt, nicht von Dritten mitgelesen werden.

10. Eure Rechte

Ihr habt gegenüber uns jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der euch betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, könnt ihr aus Gründen, die sich aus eurer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten genügt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Ihr habt das Recht, euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

11. Aktualität dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Wenn wir die Website um neue Funktionen erweitern, passen wir sie entsprechend an.